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论文导读:

  每年,各级审计机关都会开展一些专项审计调查项目,某些审计调查项目甚至是 、省、市、县四级审计机关都有参与,如2012年的全国社保审计。由于审计表格在形式上简明扼要,设计得当的审计表格不但能清晰地反映总体情况,而且便于汇总、对比、分析,发现问题,查找问题。现在,越来越多的审计项目,在审计实施过程中引入了审计表格。好的审计表格,要既能便于审计人员理解掌握,又能满足审计分析汇总需要。

  一、厘清审计的内容

  弄清楚要审什么是每项审计的前提,在审计表格设计前,首先应该弄清楚此次审计的内容是什么,在概念上包含什么,不包含什么。如打击假 活动,首先应该弄清楚什么是“假 ”,“假 ”究竟是指真的经济行为,假的报销 ,还是指假的经济行为,真的报销 ,又或者假的经济行为,假的报销 呢? 又如会议费审计调查,首先应该弄清楚什么是会议费,会议费包含些什么,不包括什么,会议费与培训费如何界定区分,会议费与公务接待费的区分等等。通常情况下,认为为召开会议而发生的场地租赁费、设备租赁费、参会人员的食宿费以及会议资料费等都属于会议费。而现实往往是丰富多彩的,为进行各类培训而组织的会议,其发生的相关费用应计入会议费还是培训费,在实际操作中,没有明确的区分。有的单位将人员培训会的支出计入培训费,有的计入会议费,有的单位甚至将餐饮 报销计入会议费,在审计过程中,应如何区分,需要审前对会议费有一个明确的概念界定。

  二、审计表格行标题列标题的设计

  审计表格行标题和列标题的内容是审计表格的主体,一个审计表格设计的是否合理、结构是否清晰、内容是否明确全部取决于它。行标题列标题的确定,要根据不同审计项目的特点确定,在形式上至少要考虑到汇总环节的需求,在内容上要概念明确,没有歧义。

  审计表格行列标题设计,在形式上要便于汇总分析。例如对多个部门单位某几项资金的审计,最好将部门单位作为行标题,将专项资金作为列标题,以便汇总,反之亦然。如果在表格设计的时候没有考虑到汇总的问题,也可以通过EXCEL复制粘贴选项下选择性粘贴-转置功能对审计表格予以调整。

  审计表格行列标题内容的确定,关系着审计人员填表的准确性。首先行列标题在内容上应该跟本次审计高度相关,无关事项或关联度不大的事项没有必要列入,减少数据的冗余;其次行列标题应该内容清楚,没有歧义,如果某一内容易产生歧义,最好在表格中予以备注说明,消除歧义。如会议费审计中,会议费超内部预算支出的次数,金额。对于此处的金额,有的审计人员理解为超支的金额,有的审计人员理解为超支会议的会议金额。最后行列标题应该内容明确规范,易于填列,建议选部门预算报表、决算报表、资产负债表等有明确规定,数据有确定出处的类、款、项、科目等作为行列标题,这样即使是多层级的

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审计,数据也不容易出错。如会议费审计中的三公经费基本情况表列标题的设计就很好,因公出国出境费用、公务车辆购置费、公务车辆运行费以及公务接待费的预算数、决算数、实际支出数的填列,内容非常明确,基本不产生理解歧义,不但方便各审计人员根据预决算报表以及会计账簿轻松填列,而且可以保证数据的准确性。

  三、审计表格数据汇总中的注意事项

  设计简明扼要的审计表格,真实、完整填列内容,最终目的都是获取数据,汇总分析审计数据。汇总审计数据,首先要注意数量“单位”,在审计填表过程中,有些审计人员为方便填表,会修改表的数量单位,有的将“万元”改为“元”,有的将“元”改为”万元”,还有的将“万元/辆”、“万元/人”修改为“元/辆”、“元/人”。在汇总前,一定要看清楚数量单位,否则可能会失之毫厘,谬以千里。其次要注意审计表格的格式,在汇总前,一定要看看即将汇总的这张表格有没有被修改,有没有增加删除行列,避免错行错列,将不同的内容汇总在一起;最后还要注意有些数据不能直接汇总,如人均支出的汇总,需要还原数据,将人均支出还原为总的支出、总的人数,然后计算人均支出汇总数,像这样的数据还有单车费用,增长率等等。如果审计汇总需要这类数据,那么最好在审计表格的设计过程中,增加人员数、支出总数、车辆数、车辆费用总数等基础数据。

  四、审计表格的缺陷与完善

  审计表格简明扼要,便于理解掌握,后期还能轻松汇总分析数据,有自身无可比拟的优点,当然也有它难以克服的缺点。即使是设计非常周密的审计表格也无法涵盖千姿百态的实际情况,对于普遍性的问题,在审计过程中,可以通过及时修改审计表格予以涵盖;对于特殊性的问题,则只能通过文字描述,图示等方式来予以弥补,不一定非要通过扩充表格来说明。

  由于审计表格比较死板的特点,如果在审计过程中,修改较多,与最初的审计表格差异较大,建议重新设计新表,使用新表,避免使用中的混乱,降低后期工作中的难度。

  此外,excel表格具有数据运算的功能,审计人员可以借助这点,在设计的审计表格上,标明数据间的勾稽关系,在相关行相关列设置运算公式。通过数据间的运算关系,可以初步检查审计人员的理解是否正确,数据填表是否准确(作者单位:陕西省审计厅)